Vad säger lagen?
All räkenskapsinformation ska enligt lag sparas i minst sju år, räknat från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller exempelvis bokföring och verifikationer.
Sedan 1 juli 2024 är det tillåtet att kassera papperskvitton och fakturor, förutsatt att de har överförts korrekt till ett elektroniskt format.
Vad är räkenskapsinformation?
Räkenskapsinformation är det material som utgör underlag för ett företags bokföring enligt bokföringslagen.
Exempel på räkenskapsinformation:
- Löpande bokföring och balansräkningar
- Verifikationer och specifikationer
- Årsredovisningar och årsbokslut
- Systemdokumentation
Även andra handlingar som behövs för att förstå företagets ekonomi och verksamhet är viktiga, exempelvis:
- Avtal
- Skuldebrev
- Protokoll från beslut
Så ska informationen sparas
Räkenskapsinformationen ska finnas tillgänglig i Sverige, vara strukturerad och sparas på ett säkert sätt. Informationen får inte riskera att ändras, försvinna eller förstöras, och den ska vara enkel att komma åt vid behov.
Även om bokföringen hanteras av en redovisningsbyrå eller i ett externt system är det alltid företaget som har det yttersta ansvaret för att informationen sparas korrekt och är åtkomlig enligt lag.
Hur ser upplägget ut?
Sedan 1 juli 2024 är det tillåtet att slänga papperskvitton och fakturor så länge de har digitaliserats korrekt.
Reglerna gäller dessutom retroaktivt. Det innebär att även äldre kvitton och fakturor kan rensas bort om de har digitaliserats enligt bokföringslagens krav.
Ett företag har rätt att förstöra en pappershandling som överförts till en elektronisk handling om:
”… överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner” (7 kap. 6 § BFL).
Innan du slänger kvitton
- Säkerställ att all information är komplett, tillgänglig och tydligt läsbar i den digitala versionen.
- Använd tekniska lösningar som gör att uppgifterna inte kan ändras eller försvinna.
- Säkerställ tillgången via avtal med program- eller tjänsteleverantörer.
- Kontrollera om originalet måste sparas av andra skäl, till exempel enligt tullagstiftning.